10 tips para la realización de eventos corporativos

Por Mary Landa. Gerente de Ventas de Negocios de Centro Banamex




En más de 10 años de experiencia he notado que, previo a la realización de un evento, hay puntos cruciales a tomar en cuenta, no sólo para la organización del mismo, sino para tener toda la información necesaria al asesorar a un cliente. No importa el tipo de evento corporativo: cursos de capacitación, seminarios, lanzamientos, conferencias de prensa, convenciones; todos ellos necesitan de una revisión y planeación anterior. Por ello, los siguientes tips le ayudarán a recordar cada detalle de su evento.

  1. Identifique cuál es el objetivo de su evento, le ayudará a determinar las necesidades del evento.
  2. Determine la asistencia esperada: número de personas, edad, sexo, nivel socioeconómico, preferencias, etc.
  3. 3. Defina el lugar ideal para la realización de su evento en base al concepto del mismo.
  4. 4. Programe la fecha que se apegue mejor a su agenda para realizarlo y considere el día o días de la semana más adecuados. Cuide que no sean días feriados o vacaciones. Es importante tomar en cuenta el tiempo mínimo necesario para planear cada detalle.
  5. Integre todas las actividades que conformarán su evento siguiendo una lógica adecuada desde su inicio hasta su término. No olvide tiempos de montaje (stands, equipo de sonido, decoración, etc.) y desmontaje.
  6. Elabore un check-list con todos los pendientes a considerar asignando fechas límite para su realización.
  7. Evalúe sus opciones de proveedores mediante un comparativo de costo-beneficio con lo que cada uno ofrece.
  8. Todos los servicios que contrate deberán respaldarse por escrito, de preferencia mediante contrato o carta convenio. Esto asegurará el cumplimiento en tiempo y forma de lo pactado por parte de los proveedores.
  9. Envíe convocatoria a los invitados con la suficiente anticipación y confirme su asistencia al menos una semana previa al evento.
  10. Una buena práctica es tomar en cuenta el porcentaje faltante de los invitados (casi siempre entre un 10% y un 20%), sobre todo para el contrato de alimentos y bebidas. Es decir, si invitará a 500 personas, en Centro Banamex siempre recomendamos contratar servicio de alimentos y bebidas para 400 asistentes. De esta forma evita gastos innecesarios y desperdicio de productos.

Como organizador, estos son los básicos no debe olvidar antes de realizar su evento. ¿Agregaría uno más?

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